Az alkalmazottak emlékeztetőinek használata az önkénteseknek az irodai ünnepek megtervezéséhez való jó módja annak, hogy sok munkavállalót bevonhassanak és érezzék magukat az irodai csapatba. A munkavállalói önkéntesek hatékony felhasználása olyan eseményeket hozhat létre, mint a karácsonyi pártok, amelyek nélkülözhetetlenek. A feljegyzések azt is biztosítják, hogy az üzenet vagy bejelentés elérje az összes címzettet. A karácsonyi ünnepek és egyéb irodai rendezvények tervezésekor meg kell győződnie arról, hogy mindenki, aki meghívást kap, ismeri a dátumot és az időt.
A szükséges elemek
-
A potenciális munkavállalói önkéntesek listája
-
Az összes lehetséges önkéntes elérhetősége
-
Az esemény időpontja, helye és ideje
-
Az önkéntes idő- és szolgálati követelmények listája
Határozza meg, hogy milyen típusú karácsonyi party lesz az irodájában. Döntse el, hogy az esemény az irodában vagy a helyszínen kerül megrendezésre. Állítsa be a költségkeretet. Határozza meg a meghívandó személyek számát, beleértve az alkalmazottak házastársait vagy vendégeit. Döntse el, hogy az alkohol felszolgálásra kerül-e, és hogy ingyenes italokat vagy készpénzt kínál. Tartson részletes listát a párt paramétereiről, hogy az önkénteseit vezesse fel.
Határozza meg, hogy hány alkalmazott önkéntesre van szüksége a párt szervezéséhez és megkönnyítéséhez. A legtöbb esetben legalább 10 önkéntesre lesz szükség az összes funkció lefedéséhez. Válasszon egy önkéntes vezetőt, aki felügyeli a többi önkéntes alkalmazottat. Beszélje meg a szervezeti részleteket közvetlenül a vezető önkéntesrel. Győződjön meg róla, hogy minden leendő önkéntesnek van ideje és képessége a szerepek kijelölése előtt.
Hozzon létre egy emlékeztetőt az összes lehetséges önkéntes számára, amelyben megadja, hogy segítségre van szüksége az irodai pártnál. Adja meg annak az alkalmazottnak a nevét, akit önkéntes kapcsolattartóként választott. Győződjön meg róla, hogy minden önkéntes megérti, hogy Ön mellett egy további személy is elérhető lesz a párt szervezésének logisztikáján keresztül. Kérdezd meg az összes címzettet, hogy egy héten belül kapcsolatba lépjenek veled, hogy tudd, ha önként tudnak-e. Tartsa a listát azokról, akik beleegyeztek a segítségbe.
Küldj egy második feljegyzést az önkénteseknek. Rendelje fel a párt feladatait és felelősségét egyéni vagy kis csoportokhoz. Például helyezzen egy csoportot az élelmiszer menü kiválasztásáért; egy második csoport, amely a meghívók terjesztéséért felelős; egy harmadik csoport, amely a díszítésekért, a pártfogadásokért és az ajándékokért felelős. Folytassa a feladatok megosztását mindaddig, amíg a párt minden aspektusát lefedik. Lehet, hogy további önkénteseket kell felvenni, ha a pártja nagy, formális vagy összetettebb, mint egy alkalmi irodai összejövetel.
A második feljegyzésben jelentse be a pártok önkéntes bizottsági üléseinek menetrendjét heti vagy havi rendszerességgel, hogy megszervezze és előkészítse. Ütemezze meg az első ülést legalább négy-hat hónappal az esemény előtt. Ez segíteni fog annak biztosításában, hogy semmilyen részletet ne hagyjanak figyelmen kívül, és minden önkéntes megértse felelősségüket és időbeli kötelezettségvállalásait. Ütemezze meg az üléseket vállalati idő alatt, helyben, de győződjön meg róla, hogy nem befolyásolják hátrányosan az önkéntesek napi munkáját. Kérdezze meg az önkénteseket, hogy tájékoztassák Önöket, hogy részt vesznek-e az induló találkozón.
Használja a feljegyzéseket, hogy rendszeresen kövesse az önkénteseket a tervezési folyamat során. Nyilatkozzon arról, hogy mi történt az utolsó ülésen, és mit tárgyalnak a következő ülésen. Kérdezd meg az önkénteseket, hogy kommunikáljanak az egész csoporttal, ha ötleteik, javaslataik, kérdések vagy aggályaik vannak, hogy mindenki tisztában legyen a tervezési folyamat előrehaladásával.
A rendezvény előtt küldjön egy emlékeztetőt az irodában vagy a vállalatban mindenkinek, köszönetet mondva az alkalmazottak önkénteseinek a pártra való felkészülésért. Ez a hála kifejezése fontos az önkéntesek számára.
tippek
-
Használja a hagyományos üzleti nyelvet a feljegyzések elkészítésekor, még a szórakoztató események, például a karácsonyi ünnepek esetén is. Ne használjon szleng-kifejezéseket, profánságot és megkérdőjelezhető nyelvet a feljegyzések készítésekor.
Figyelem
Ne engedje meg, hogy az önkéntesek használják a párttervezési találkozókat kifogásként a mindennapi munkakörülmények elkerülése érdekében.
