A költségvetési megbeszélések fontosak, mert lehetővé teszik, hogy bemutassa a főnöke vagy vezetője számára, ahol a projektje a költségvetését illeti. Az ülésen megvitathatja a megosztott költségvetés lehetséges növeléseit vagy csökkentéseit, és javasolhatja, hogyan csökkentheti a költségeket a költségvetés nyomon követése érdekében. A költségvetés-megbeszélések lehetővé teszik Önnek, hogy többet fordítson projektje vagy munkája finanszírozására. A teljes költségvetés-megbeszélések meghatározzák, hogy egy részleg vagy a vállalat pénzügyileg dolgozik, és milyen célokat és korlátokat határoz meg a pénz ellenőrzése és a jövedelmezőség fenntartása érdekében. Egy viszonylag könnyű költségvetési ülést létrehozni.
A szükséges elemek
-
Konferencia vagy tárgyalóterem
-
E-mail szolgáltatás
Határozza meg, hogy ki vehet részt a költségvetési ülésen. Jellemzően meg kell hívnia a vállalat pénzügyi vezetőjét, pénzügyekért felelős főtitkárát vagy más személyt a vállalat vezetőségének a pénzügyekért felelős tagja. Ha egy nagyobb cégnél dolgozik, hívja meg az irodájában dolgozó személyt, aki a pénzt kezeli, mint például az adatkezelőt vagy a számviteli osztály vezetőjét. Meg kell hívnia a főnököt, a projektmenedzsert és bármely más vezető munkatársat, aki csatlakozik a projekthez vagy az osztályhoz.
Ellenőrizze a találkozóra meghívott összes menetrendjét. Keresse meg a közös nyílásokat, amikor mindenki a városban és az irodában van. Néhány irodai eszköz, például a Microsoft Outlook, lehetővé teszi más munkatársak menetrendjének és elérhetőségének megtekintését.Ha nem férhet hozzá mindenki menetrendjéhez, kérdezze meg saját asszisztenseit vagy magukat az egyénektől, hogy milyen a közelgő elérhetősége.
Válasszon egy időtartamot a találkozóra, például 30 vagy 60 percet. Hagyjon elegendő időt a költségvetési információk bemutatására, és teret adjon a kérdéseknek és a beszélgetési időnek. Ha úgy gondolja, hogy egy órát vesz igénybe, hogy bemutassa a költségvetési információkat, válassza ki a 90 perces időtartamot, hogy lehetővé tegye a további időt.
Válasszon egy napot és időt a találkozóra, amikor mindenki elérhető, és az ülés időtartamát. Ha a találkozó 90 percig tart, válassza ki az első 90 perces időrést, amikor mindenki elérhető.
Küldje el az értekezlet-igénylésről szóló értesítést e-mailben, és kérje meg, hogy az összes címzett válaszoljon arra, hogy jelezze-e, hogy elfogadják-e az értekezlet-kérelmet, vagy nem tudják megtenni. Vagy állítsa be a találkozót régimódi módon úgy, hogy személyesen vagy a résztvevő asszisztense útján foglalja le. Ha személyesen vagy e-mailben kérte az értekezletet, röviden ismertesse a találkozó napirendjét: költségvetési megszorításokat, pénzügyi jelentéseket, költségvetési állapotot stb.
Újratervezze az értekezletet, ha azok, akiknek ott kell lenniük, nem tudnak részt venni. Válassza ki a következő rendelkezésre álló nyílást, amikor a pénzügyi felügyelők és más szükséges személyek rendelkezésre állnak az ülés tervezett időtartamára.
Emlékeztesse az összes résztvevőt a közelgő találkozóra azon a héten vagy azon a reggelen. Ha e-mailben elküldte az értekezlet-kérelmet, a szoftver automatikusan emlékezteti a résztvevőket egy elektronikus értesítéssel.
tippek
-
Állítsa be az ismétlődő költségvetési találkozókat, hogy minden hónapban vagy héten találkozzanak ugyanazokkal az emberekkel, hogy megvitassák a projekt vagy a részleg költségvetését.
