A szervezetek nem fogadhatnak el minden beérkezett javaslatot, ezért levelet kell írniuk, hogy tájékoztassák a vállalkozásokat arról, hogy elutasítják a javaslataikat. Ezt gyakran e-mailen keresztül kezelik. A javaslatokat megtagadó cég levelet küld és e-mailben elküldi a megfelelő vállalkozásoknak. Bármikor, amikor egy vállalat elutasító levelet ír, számos kulcsfontosságú pontot kell figyelembe vennie, beleértve a diplomáciai, őszinte és rövid leveleket.
Használjon tárgysorot. Amikor egy e-mailt ír, lehetőség van a témakör betöltésére. A pályázati visszautasítási levél írásakor használja a témakört, hogy tájékoztassa a személyt arról, hogy milyen e-mailt szeretne. Nem kell tartalmaznia a „Javaslatok elutasítása” szavakat, de valamit, mint „Válaszul a javaslatára”.
Tartsa egyszerűvé a formázást. Ne használjon díszes betűtípust vagy speciális formázást. Használja a legtöbb formátumú formázást, és tartsa a szavakat a bal oldali margóval.
Címezze meg az e-mailt. Kezdje az e-mailt az eredeti javaslatot megíró kapcsolattartónak címezve. Ha nincs egy konkrét kapcsolattartó személy, aki szerepel a javaslatban, forduljon a vállalat humánerőforrás-részlegéhez.
Adja meg az e-mail célját. Legyen világos, közvetlen és diplomáciai, amikor elkezdi a levelet. Tájékoztassa az olvasót arról, hogy ezt a levelet írja, hogy sajnálatos módon tájékoztassa őt arról, hogy cége elutasítja az általa vagy vállalatánál benyújtott javaslatot. Győződjön meg róla, hogy tartalmazza a cég nevét és az eredeti javaslat célját.
Adjon okot. Az elutasító levélnek őszinte és őszintenek kell lennie. Emiatt a legtöbb vállalkozásnak van oka annak, hogy miért utasítja el a javaslatot. Az okok eltérőek a javaslat elutasításában, de általában a költségekhez kapcsolódnak.
Pozitív kívánságokat ajánl az olvasónak.Tájékoztassa az olvasót arról, hogy a jövőben kívánja őt és üzleti tevékenységét, és felkéri őt, hogy javaslatokat tegyen a jövőbeli projektjei számára, amelyekre cége előfordulhat.
Aláírja a levelet. Az e-mail végén írja alá a „Tisztelettel” betűt, majd a nevét és címét.
tippek
-
Mindig győződjön meg róla, hogy az üzleti leveleket elküldi őket. Ne mondjon negatív dolgokat a cégről, hanem próbálja meg megőrizni a levelet.
