A pályázati kérelem (RFP) olyan dokumentum, amelyben a szerződő feleket kérni kívánja az elvégzett munkára. Felvázolja a feladatok részleteit, a szükséges képesítéseket, a szerződés feltételeit, a benyújtási határidőt és a válaszadásra vonatkozó utasításokat. Általában néhány héttel a szándéknyilatkozat elküldése előtt elküldi a szándéknyilatkozatot. Ez ad egy ötletet arra, hogy hány válasz várható az RFP kibocsátó számára. Bár online minőségi RFP és szándéknyilatkozatok találhatók, bölcs dolog először feltérképezni példákat arra, hogyan kell válaszolnia, és mit kell tennie, vagy hagyja ki.
Megfejtse a részleteket
Mielőtt válaszolna egy RFP-re, olvassa el alaposan. Végső soron a válaszadási javaslatának tartalmaznia kell, hogy miként fog eredményeket hozni, amelyek megfelelnek a követelményeknek. Legyen óvatos, ha az RFP-követelmények nem jelölik meg egyértelműen a kívánt funkciókat, vagy nem egyértelműek. Nem akarod, hogy a projekt befejezésekor hiányosak legyenek a követelmények teljesítésében. Keresse meg azokat a mérőszámokat, amelyek meghatározzák, hogy hogyan fogják mérni a megfelelőséget. Értékelje a nem megfelelőségre vonatkozó szankciókat és mérje meg a kockázatot. Értse meg, hogyan dokumentálják, nyomon kövessék és sikerül-e megkötni a szerződést a megállapodás végrehajtásához. Ha a kibocsátó nyitott a kérdésekre, lépjen kapcsolatba velük, hogy megoldja a bizonytalan dolgokat. Ezután bizalommal elküldheti szándéknyilatkozatát.
Egy RFP szándéknyilatkozat alapvető példa és vázlata
Miután úgy döntött, hogy válaszol, azonnal küldjön RFP szándéknyilatkozatot az RFP-t kiadó cégnek, amelyben jelzi, hogy javaslatot kíván benyújtani. Ez biztosítja, hogy bármilyen frissítést vagy módosítást kapjon az eredeti RFP-n. Ne válaszoljon kézzel írott levélben vagy e-mailben, kivéve, ha erre kifejezetten utasítást kapott. Kezdje el a levelet azzal, hogy jelzi, hogy miért érdekli. Ismertesse a határidőt. Adja meg az elérhetőségi adatait. A levél testének példájaként ez lehet egyszerű:
„Szeretnénk jelezni érdeklődését a hivatkozott pályázati kérelem (RFP) iránt, és értesíteni kell a frissítésekről, mielőtt a kívánt időpontban benyújtanánk.”
Természetesen további részleteket is tartalmazhat. Kerülje a tisztázó kérdéseket, amelyek félreérthetetlenek lehetnek.
Mi van a tárgyalási idővel?
Az ártárgyalások általában később kezdődnek, például a kezdeti ajánlattételi szakaszban, ha a listát készítik. Azonban úgy dönthet, hogy a szándéknyilatkozatba belefoglalja a bekezdést vagy a kettőt, ismerteti a projekt finanszírozási igényeit. Ne feledje azonban, hogy a pénzügyi ügyek túl korai felépítése befolyásolhatja a szerződéskötés esélyét.
Biztonságosan küldje el
Biztosítani szeretné, hogy a levél megérkezzen; küldje el hitelesített levél útján, hogy kézhez kapja a kézbesítést. (Ez az Egyesült Államok postai szolgáltatása ezt a szolgáltatást alacsony díj ellenében kínálja; az aktuális árképzésért tekintse meg a honlapjukat.) A szállítási információkat online is követheti. Ezután készen kell állnia arra, hogy a szerződéses jogok és kötelezettségek meghatározásához írja be a tényleges javaslatot.
