A visszatérítési támogatás finanszírozást biztosít a kedvezményezetteknek a költségek felmerülése után. A kedvezményezettnek bizonyos eljárást kell követnie a projektköltségek megtérítésére. A visszatérítések meghatározott fizetési ütemtervben kerülnek megadásra, miután a szervezet elegendő dokumentumot nyújtott be a költségek ellenőrzésére.
A projekt indítása
Miután megkapta az értesítést, hogy kiválasztja a támogatás odaítélését, elkezdheti a projekt tevékenységeit. Mivel visszatérítési támogatásban részesült, várható, hogy rendelkezésére áll a lehetőség, hogy ezeket a tevékenységeket előzetesen finanszírozza. Az, hogy a támogatási alapok visszafizetik-e a személyzet felvételét vagy szolgáltatásokat nyújtanak bizonyos lakosságnak, a szervezetnek stabil pénzügyi történetet kellett volna bizonyítania e tevékenységek elvégzéséhez. A legtöbb kedvezményezettnek legalább hároméves tapasztalattal kell rendelkeznie ahhoz, hogy ebből az okból jogosult legyen támogatásra.
Költségek dokumentálása
A költségtérítéshez a legtöbb támogatást nyújtó ügynökség megköveteli, hogy dokumentálja a költségeit. A hiteles dokumentáció bevételeket, számlákat vagy hitelkártya-kimutatásokat tartalmaz. Még ha elegendő dokumentáció is rendelkezésre áll, nem minden költség jogosult visszatérítésre. A szövetségi kormány útmutatást adott a megengedett kiadásokról, amelyeket a támogatási finanszírozás a Hivatalirányítási és Költségvetési Körlevélen keresztül tud visszatéríteni. Ha szövetségi támogatásban részesült, akkor be kell tartania az OMB körlevélét a szervezet típusához. A nonprofit szervezeteknek, a felsőoktatási intézményeknek, valamint az állami vagy helyi önkormányzatoknak külön OMB körlevél van.
Alapok lehívása
A szövetségi ügynökségek megkövetelik, hogy hozzanak létre bankszámlát a támogatási alapok lehívásához. A támogatást nyújtó szervezet útmutatást ad arról, hogy milyen gyakran lehet finanszírozni a támogatást. Jellemzően a támogatás havi vagy negyedéves alapon kerül felhasználásra mindaddig, amíg az összes finanszírozás kimerül. Az adott beszámolási időszakban a pénzeszközök lehívásához kapcsolódó költségeket kell benyújtania. Amint a pénzeszközöket átutalja a fiókjába, a pénzt vissza tudja fizetni a szervezetének. A szervezetnek minden jelentési időszak alatt be kell nyújtania a kiadásokat a fennmaradó finanszírozás megszerzéséhez.
Jelentési követelmények
A támogatási időszak végén, miután az összes finanszírozást elfogyasztották, a szervezet köteles nyilvántartást vezetni a támogatásra felszámított összes költségről egy meghatározott évre. A szövetségi támogatások esetében a szervezetnek be kell tartania a belső bevételek és az ellenőrök általános ellenőrzéseit. Azokat a kiadásokat, amelyeket nem tartanak fenn a fájlban, vissza kell fizetni a támogatást nyújtó ügynökségnek. A szervezetnek nyilvántartást kell vezetnie a támogatott projekt eredményéről és eredményeiről.
