A hagyományos projektkommunikáció egy egyértelműen meghatározott struktúra keretében zajlott le, olyan csatornák használatával, mint a belső levél, telefon, emlékeztető és hivatalos találkozó. A modern projektkommunikáció olyan technológiákat használ, mint az e-mail, az intranet és a szociális média, hogy az információk rugalmasabb struktúrán belüli megosztására szolgáljanak. A kommunikációs igények megváltoztak a projektmenedzsment új megközelítéseinek megjelenésével és az érdekeltek szélesebb csoportjának tájékoztatásának szükségességével.
Módszertan
A hagyományos projektcsapat külön szakaszban dolgozta fel a projektet, és minden egyes lépést a következő megkezdése előtt fejezett be. A csapat dokumentálta az egyes szakaszokat, és előrehaladás előtt bejelentkezett. A Project Smart szerint a modern gyakorlat olyan agilis projekt-módszertan elfogadása, amelyben a projekt szakaszai átfedhetnek, mivel a csapat tagjai feldolgozzák az egyes ciklusokat, módosítva azokat a visszajelzésekkel összhangban. Ez megnehezíti a kommunikációt, hangsúlyt fektetve az állapotfrissítésekre és a könnyű hozzáférésre a legújabb projektinformációkhoz.
Csapat
A korszerű projektcsapatnak állandó és ideiglenes tagjai széles körűek. A belső munkatársakon kívül egy csapat tanácsadókat, beszállítókat, üzleti partnereket és informatikai szolgáltatásokat nyújtó cégeket is tartalmazhat. A projektvezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy a csapat minden tagja biztosan hozzáférhessen a projekt kommunikációjához a részvételük időtartama alatt. A Project Place szerint a projekt egy átmeneti társadalmi rendszer, ahol a siker az együttműködés, a kommunikáció és az elkötelezettség átlátható információcsere révén függ.
Az érintettek
A modern projektek sokkal szélesebb körű érdekeltek. A csapattagokkal és a szponzorokkal folytatott kommunikáció mellett a projektmenedzserek elismerik, hogy minden érdekelt fél, köztük a közösség, a szabályozók, a kormányzati szervek és a befektetők teljes körűen tájékoztatják. A Cornwell menedzsment tanácsadó cég szerint a nem hatékony kommunikáció a sikertelen projektek több mint 65 százaléka sikeréhez vezet.
Csatornák
A modern projektkommunikáció kihasználja a hálózati kommunikációt az együttműködés javítása érdekében. Az e-mail és az azonnali üzenetküldés lehetővé teszi a csapat tagjai számára, hogy gyorsan és egyszerűen megosszák az információkat, a papíralapú csatornákra, például belső memóriákra vagy faxokra támaszkodva. A projektportálok egyetlen biztonságos hozzáférési pontot biztosítanak minden projektinformációhoz és dokumentációhoz az interneten keresztül. A videokonferencia lehetővé teszi a csapattagok számára a haladási megbeszélések létrehozását, még akkor is, ha a csapat tagjai különböző helyeken vannak. Az olyan technológiák, mint a blogok és a szociális hálózatok tovább növelik a projektkommunikációt, közösségérzetet teremtenek, és lehetővé teszik az érdekeltek számára, hogy visszajelzést adjanak a projektre hatással.
