A számlázási rendszer az üzleti követelések központi eleme. A számlákat az eladott termékek vagy szolgáltatások alapján készítik el. A számla adatai megfelelnek az értékesítési folyóiratoknak, az ügyfélszámláknak, a követelések egyenlegének és a készpénzszámla folyóiratoknak, többek között az üzleti nyilvántartások között.
Elektronikus és kézi
A számlázáshoz használt szoftverrendszerek megkövetelik, hogy a kisvállalkozások a számlák nyomtatása előtt kezdeti adatokat adjanak meg. Minden rendszer különböző változókat igényel, és arra kéri a felhasználót, hogy mi szükséges. A rendszer ezután elektronikusan integrálja az adatokat a követelésekbe. Ezzel szemben a kézi rendszer felállításakor a kisvállalkozás tulajdonosa vagy könyvelője eldönti, hogy mi szükséges, és ezt a számviteli rendszer részeként fogalmazza meg. Függetlenül attól, hogy a kisvállalkozás nyújt-e szolgáltatásokat vagy eladja termékeit, a számlázási rendszer létrehozásának egyik előzetes lépése az, hogy meghatározza, hogy a számlaon milyen információkat kell feltüntetni az ilyen alapok mellett a kapcsolattartási információkként.
Számozási rendszer
Minden számla tartalmazzon egy egyedi azonosító számot, amely az értékesítés időrendi sorrendjében vagy az ügyfélszám alapján történik. A kisvállalkozás tulajdonosa úgy dönt, hogy ezek az egyedi számok a jövőben egy adott számlát hivatkozhatnak.
Számla test
A számla leírási részében a könyvelő részletezett információkat szeretne hozzáadni, hogy az ügyfél pontosan tudja, mi a számla dokumentuma. Például egy olyan szolgáltatási számla, amely egyszerűen kimondja a "szolgáltatáshívást", túl homályos ahhoz, hogy az ügyfél vagy a kisvállalkozás későbbi hivatkozásként használhassa. Azonban, ha a leírás valamit konkrétabbnak mond, mint a "Megváltozott szűrők, tisztított ventilátorok, tesztelt gyújtás", mind az ügyfél, mind a szolgáltató pontosan ismeri a végrehajtott munkát. Ha a díj egy szolgáltatásonként vagy óránként történik, ezt a részletet a leírás tartalmazza. Ha a számla termékre vonatkozik, akkor az egységekre vonatkozó mennyiségeket és árat tartalmazzon. Ez az információ megfelel az értékesítési naplóban szereplő bejegyzéseknek.
Hitelfeltételek
Határozza meg az ügyfelek által kínált hitelfeltételeket, és tüntesse fel a számlára. Például, ha a fizetésre azonnal kerül sor, a számlán a "nettó esedékességkor" felirat szerepel. Az értékesítési folyamat során, ha az ügyfélnek 30 napot kellett volna fizetnie, tegye ezt a számla esedékességének időpontjába.
Mindent egybevetve
A számlázási rendszer akkor teljes, ha megfelel a számviteli folyamat megfelelő helyének. A számlák elkészítése után itt az ideje a követelések beszedésére. Minden számla egy példányát elküldi az ügyfélnek, és az üzlet egy példányban marad. A számlázott összeg az ügyfél számlájára kerül az értékesítési naplóba. A fizetés beérkezésekor az összeget levonják az ügyfél számlájáról az értékesítési naplóban, és hozzáadják a vállalkozás készpénzszámlájához. A hónap végén a kisvállalkozás tulajdonosa felülvizsgálhatja a számlákat, hogy feljegyezze a fennálló számlákat és a fizetési kérelem nyomon követésének szükségességét, például a "késedelmes" jelzéssel ellátott számla második példányának küldését.
