Az ellenőrzések rendszeres elvégzésével javíthatja cége nyilvántartásainak pontosságát és minőségét. Az ellenőrzés általában magában foglalja a belső bevételek és a bankszámlakivonatok felülvizsgálatát a hibák megtalálásához. Néhány hiba gondatlan írási hibákat tartalmaz, és gyorsan rögzíthető, míg mások szándékos vagy csalárd, és jelentős károkat okozhatnak.
Határozza meg az ellenőrzési célkitűzéseket, például a nem szándékos hibák feltárását vagy a javítást igénylő területek javítását. Általános keretrendszer kidolgozása a szabványos ellenőrzési rutin leírásához. Készítsen például egy ellenőrzési listát, amely részletesen leírja a jelentési módszereket.
Gyűjtsön össze releváns dokumentumokat, például a költségeinek részletes listáját és a legutóbbi banki kimutatásokat. Létre kell hozni egy határidőt, például a hónap végét, hogy egy adott időszakon belül össze lehessen egyeztetni a tranzakciókat. Számos tranzakció, például betétek, átutalások és visszavonások, nem törlődnek azonnal, de néhány nappal a fiókjába történő közzététel előtt szükséges.
Egyeztesse az információkat, hogy a bankszámlája tükrözze a tényleges tranzakciókat. Kerülje az adatok hosszú ideig tartó kezelését, mert nagyobb valószínűséggel túlterheltek. Az adatokat alcsoportok szerint különválaszthatja úgy, hogy a bevételi számlán lévő információk helyett megkülönböztesse az olyan kategóriákat, mint az értékesítés, a kamatbevételek és a szállítási költségek.
Az eredményeket biztonságos, szervezett módszerrel tárolja úgy, hogy ha szüksége van rá, gyorsan lekérheti az információkat, például ha az IRS ellenőrzi a cégét. Kerülje a kiadások igazolásának elvetését (általában több mint 75 dollárért). A használt papír mennyiségének minimalizálása érdekében vegye figyelembe a számviteli szoftvereket (nem csak egy táblázatot vagy főkönyvet), és vizsgálja meg a bevételeket.
Nézze át az állami és szövetségi jogszabályokat. Például a kongresszus 2002-ben elfogadta a Sarbanes-Oxley törvényt, amely számos ellenőrzési eljárást megváltoztatott. Legyen aktuális az IRS szabályokkal és a Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) korlátokkal, hogy elkerüljék a nem biztosított összegek befizetését.
tippek
-
Személyzet felvétele, mint például egy részmunkaidős könyvelő vagy ideiglenes asszisztens, az információk rendezéséhez. Ha azonban bonyolult problémákkal szembesül, konzultáljon egy hitelesített könyvelővel (CPA).
Figyelem
Különböző feladatok, amelyek a belső ellenőrzések megerősítése érdekében készpénzt tartalmaznak. Például, az alkalmazottat, aki az információt rögzíti, nem lehet ugyanaz a személy, aki naponta számolja a készpénzt.
