Munkáltatóként tisztában kell lennie az állami és szövetségi törvényekkel, amelyek előírják, hogy milyen típusú információkat kell tartani a személyi állományokban. A szükséges személyzeti dokumentumok egy része magában foglalja a munkavállaló személyes kapcsolattartási adatait, a munkakörülményeket, a bérszámfejtési információkat és a teljesítményadatokat.
Foglalkoztatási információk
A személyzeti fájlban található foglalkoztatási információk általában a foglalkoztatási kérelem vagy az új bérleti dokumentumok formájában jönnek létre. A dokumentáció tartalmazhat egy példányt a munkavállalónak küldött, a munkavállalói ajánlattételről szóló levélről, valamint a munkavállaló által aláírt átvételi elismervényt, amely igazolja, hogy megkapta a vállalat munkavállalói kézikönyvének egy példányát. Míg a munkavállaló személyi állományának tartalmaznia kell egy születési dátumot a juttatások céljából, jogellenes, hogy ezt az információt szerezzük be annak meghatározására, hogy az egyén felvétele vagy sem.
Munka állapot
A munka állapota az a jogi dokumentáció, amely igazolja, hogy a munkavállaló képes az Egyesült Államokban dolgozni. A munkavállaló személyi állományának a munkavégzés bizonyítékaként tartalmaznia kell a munkavállaló szociális biztonsági kártyájának másolatát. Ha a munkavállaló nem az Egyesült Államok állampolgára, a kitöltött I-9 formanyomtatványt (a nem amerikai állampolgár, aki W-4 formátumnak felel meg), a munkavállaló útlevélének másolatát és a munkavállalói munkakörnyezet egy példányát be kell vonni az alkalmazott személyi állományában.
Payroll
A személyzeti fájl másik elsődleges összetevője a bérszámfejtés. A munkáltatónak naprakész szövetségi W-4 adóformát kell fenntartania. A W-4 formanyomtatvány mellett a személyi állomány tartalmazhat olyan munkalapokat is, amelyekben az alkalmazott dolgozik. Ha a munkavállalónak pénzéből jogszerűen fel van szerelve, a bírósági végzésnek vagy a rendelkezés másolatának a személyzeti fájlban is szerepelnie kell.
Teljesítményadatok
A teljesítményértékelések a munkavállalói személyi állomány egy másik szerves részét képezik. Ezek magukban foglalhatják a munkavállaló szakmai céljainak másolatait és a munkavállaló felügyelője vagy vezetője által írt teljesítményértékeléseket. Szükség esetén a személyzeti fájl tartalmaz minden olyan megtorlást vagy figyelmeztetést is, amelyet a munkavállaló a cég ideje alatt kap.
Állami adózási információk
Ha az állam, amelyben üzletét üzemelteti, állami adót fizet, akkor a forrásadók esetében W-4 formanyomtatványt kell tartania. A szövetségi W-4 adózási formához hasonlóan az állami űrlapot naprakészen kell tartani, és a munkavállalói személyi állományban meg kell őrizni, mint a munkavállaló fizetésének megfelelő levonások és az IRS vagy állami adóügynökség.
