Számos iskolában a tanárok a következő tanévre vonatkozó szándékukat ismertetik szándéknyilatkozat benyújtásával. Ebben a levélben az általános iskolai tanárok elmondják, hogy vissza kívánnak-e térni az iskolába, és kérni kívánják a következő tanévre vonatkozó foglalkoztatásukat. Annak érdekében, hogy ezek a levelek hatékonyan kommunikáljanak a szükséges információkról, gondosan kell formázniuk ezeket a levelezéseket.
Elérhetőség
A szándéknyilatkozatok tetején az elemi tanároknak meg kell adniuk a kapcsolattartási információkat, nevükkel kezdődően, és meg kell adniuk címüket. Ennek az információs résznek a bal oldalra kell igazodnia, és a levél tetején kell lennie. Ez lehetővé teszi, hogy a humán erőforrás-tisztviselők egyszerű leveleket rendezzenek.
A címzett címe
Az elemi tanárok közvetlenül a kapcsolattartásuk alatt tartalmaznia kell azon személyek nevét és címét, akiknek ezeket a leveleket küldik. Ennek az információnak tartalmaznia kell az egyének teljes nevét, valamint a címet és a munkahelyét. Ezt balra kell igazítani.
Dátum
A dátumnak közvetlenül a címzett címe alatt kell lennie, és bélyegzőként kell szolgálnia, jelezve a levél elküldésének dátumát. Ez egy különösen fontos levélkomponens, mivel sok iskolában a tanárok korlátozott ablakot tartalmaznak szándéknyilatkozataik benyújtására.
Üdvözlés
A levélnek szinte minden betűvel kezdődik, üdvözléssel. Ezt az üdvözletet formálisnak kell lennie, még akkor is, ha a tanár őszinte az egyénnel, aki megkapja a levelet. Az üdvözlésnek kettősponttal kell véget érnie.
Témakör
Közvetlenül az üdvözlés alatt a tanárnak tartalmaznia kell egy „Témakör” szóval kezdődő témakört, majd a „szándéknyilatkozat” kifejezést, vagy egy másik kifejezést, amely azt az évet jelöli, amelyre azok szándékát adják, mint például „A 2011-2012-es iskola szándéka év."
Levél test
A betűkészletnek nem szabad belefoglalnia, hanem inkább a balra teljesen illesztett bekezdésekből kell állnia. A tanárnak világosan meg kell határoznia a tanár szándékát, valamint meg kell adnia minden olyan kérést, amelyet a következő év során az osztályosztályozással kapcsolatban lehet.
Bezárás
A levélnek üzleti szempontból megfelelő „őszintén” vagy hasonló végződéssel kell zárnia. A feladó aláírását követnie kell, és ezt követően meg kell adnia a nevét.
