Az ajánlati elutasító levelek írása gyakori, de nem tetszett része a vállalkozás működtetésének. Az ajánlatot elutasító levelet egy vállalat írja, hogy tájékoztassa egy másik vállalatot arról, hogy az elhelyezett cég ajánlatát nem fogadta el. Az ilyen típusú levél írásakor ne feledje, hogy az üzenetnek udvariasnak és közvetlennek kell lennie. Meg kell magyaráznia, hogy miért utasították el az ajánlatot, és közölni kell azt is, hogy a vállalat jövőbeni ajánlatait örömmel mérlegelik.
Készítse elő a levél címét. Tartalmazza a dátumot, a cég nevét, a kapcsolattartó személy nevét és címét azon cégnél, amelynek ajánlatát elutasították.
A levelet megfelelően és tisztelettel kell kezelni. A levelet a „Kedves” szó használatával kell címezni, és a partner nevét a következő helyen kell felsorolni.
Kezdje a levelet a cég megköszönésével az ajánlatért. Az ajánlat elutasító levelének udvariasnak kell lennie, és kifejezetten meg kell köszönnie a cégnek az ajánlat felajánlását. Tartalmazhatja az ajánlat dátumát és munkáját is.Adott esetben tartalmazzon egy mondatot, amely szerint az ajánlat bizonyos részleteit lenyűgözte, és felsorolja, hogy melyek azok.
Elutasítja a vállalat ajánlatát. Politikusan kijelentette, hogy a vállalat által benyújtott ajánlatot nem fogadták el, és hogy egy másik cég ajánlatának van.
Ajánlja az elutasítás okát. Miután megállapította, hogy az ajánlatot elutasították, adja meg a vállalatnak egy okot, hogy a döntés meghozatalának részleteit. Lehet, hogy az árak vagy az alacsonyabb minőségű áruk miatt, vagy azért, mert ez az adott vállalat nem megalapozott. Ez lehetőséget ad az ajánlattevőnek, hogy ismerje a problémát, és lehetősége van arra, hogy a jövőbeni üzleti döntésekben kijavítsa azt.
Ösztönözze a vállalatot, hogy ismét tegyen ajánlatot a jövőben. Zárja be a levelet, és hagyja nyitva az ajtót a jövőbeli lehetőségekhez. Ez lehetővé teszi, hogy az ajánlattevő cég tudja, hogy a jövőbeni ajánlatok szívesen láthatók, és mindig fennáll annak a lehetősége, hogy a jövőbeni ajánlatot figyelembe vesszük és esetleg elfogadják.
Aláírja a levelet. Használja a „Tisztelettel” szót a betű bezárásakor és írja be a nevét. Csatoljon egy névjegyet a levélhez, arra ösztönözve a pályázó vállalatot, hogy folytassa a jövőbeli projektek licitálását.
