A részletes projektgazdálkodási terv vagy folyamat írása magában foglalja a termék vagy szolgáltatás létrehozásához szükséges lépések és feladatok dokumentálását. Az Ön cselekvési tervének ismertetnie kell a teljes projektet minden fázisban, kezdve a kezdeményezéssel és a folyamatos ellenőrzéssel, végrehajtással, ellenőrzéssel és bezárással, javasolja a Projektmenedzsment Intézetet. Tartalmazzon áttekintést és részleteket a hatókör, a menetrend, a költségek és a minőség tekintetében. Emellett fel kell sorolni a projektcsapat tagjait, a kommunikációs stratégiát, a kockázatokat, a vásárlási folyamatokat és a változások kezelésére szolgáló technikákat.
Sablon használata
Bár saját formátumot hozhat létre, gyakran könnyebb megkezdeni egy meglévő tervet. Töltsön le egy sablont egy olyan webhelyről, mint a Microsoft Office, a PM Docs vagy a PM Links. A sablon használata biztosítja, hogy az összes szükséges témát lefedje és az egyes projektekkel összhangban maradjon. Emellett egy sablon emlékezteti Önt arra, hogy azonosítsa azokat a személyeket, akik jóváhagyják a tervet, a forrásokat elosztják és forrásokat biztosítanak.
Az áttekintő nyilatkozatot a helyzet leírására használják. Például felsorolja azokat az üzleti feltételeket, amelyek a projekt szükségességét váltották ki. Ez magában foglalhatja az ügyfél visszajelzést, a versenytársak terveit vagy a befektetői igényeket. Szekciók létrehozása a hatókör, a menetrend és a költségvetés számára. Ezek a szakaszok részletesen ismertetik a létrehozni kívánt terméket vagy szolgáltatást, a projekt mérföldköveit, hányan kell dolgozniuk a projekten és a költségvetési korlátokat. Hozzon létre egy szakaszt, amely leírja a minőségirányítási folyamatot, és tartalmaz egy minőségbiztosítási stratégiát és minőségellenőrzési kezdeményezéseket. A követendő folyamat dokumentálásával elmondja az összes csapat tagjának, hogy mit kell tennie a projekt céljainak és céljainak eléréséhez.
Részletek
Sorolja fel a projekt csapattagjait, szerepüket és felelősségüket, valamint az időbeli kötelezettségvállalásokat a támogató részekben. Ismertesse továbbá a követendő kommunikációs stratégiát, például a heti állapotjelentések és a havi találkozók futtatását. Például tartalmazhat egy táblázatot, amely azt jelzi, hogy mit szeretne minden csapat tagjának dolgozni. Adja meg a feladatot az első oszlopba, és dokumentálja az állapotot a második oszlopban, például a nem indított, folyamatban lévő, befejezett vagy késleltetett állapotban. Helyezzen be egy további megjegyzést egy harmadik oszlopban.
Folyamat
Végül írja le az esetleges kockázatok kezelésére vonatkozó terveket, például a szállító késedelmét vagy az érdekelt felek további követelményeit. Határozza meg a vásárlási folyamatokat és jegyezze fel a változások kezelésére szolgáló technikákat, beleértve azokat is, akik jóváhagyják a terv módosítását.
Jóváhagyás
A terv befejezése után tekintse át a részleteket a projekt csapatával. Adja hozzá visszajelzéseiket, mielőtt azokat az érdekeltek elé terjesztenék jóváhagyásra. A terv jóváhagyása után kezdje el a lépéseket. Tájékoztassa a csapat tagjait az előrehaladásról, a kommunikációs stratégia szerinti eljárást követve. Ahogy a munka folytatódik, értékelje erőfeszítéseit, hogy a következő projektbe beépítse azokat a technikákat, amelyeket megtanul.
