A külső kommunikáció az, hogy egy vállalkozás vagy szervezet kommunikál a szervezeti struktúrán kívüliekkel. Ez az ügyfelektől és az ügyfelektől, a közüzemi szolgáltatóktól és az üzleti partnerektől, a pénztár-gyűjtő egységekig és alapvetően mindenkinek, aki nem a vállalati bérszámfejtésben van. A jó külső kommunikáció ugyanolyan fontos, mint a jó belső kommunikáció, ezért különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a cégen kívüli személyek ugyanolyan gondossággal és tiszteletben részesüljenek, mint a vállalat belsejében.
Külső visszajelzések összegyűjtése. A visszajelzés azokra a jelentésekre utal, amelyeket az összes külső forrás jelent meg a vállalat számára, amelyek erősségeit és gyengeségeit mutatják be a szolgáltatások és termékek szállítására. Függetlenül attól, hogy az ügyfelek panaszkodnak-e, vagy olyan felméréseket kínálnak az ügyfeleknek, amelyek értékelik a teljesítményt, vagy más módszert használnak, a visszajelzés rávilágít a kommunikációs képességeire.
A megtalált külső kommunikációs problémák kezelése. Előfordulhat, hogy az ügyfelek úgy érzik, hogy nem tartják tiszteletben őket, vagy hogy a vállalat képviselői által biztosítottak. Előfordulhat, hogy az e-mail szolgáltatása rosszindulatú e-maileket küld az ügyfelektől spamként, így a kérések és kérdések nem érkeznek meg. Több száz lehetséges külső kommunikációs probléma van. Miután megtudta, hogy mi okozza a hibás kommunikációt, folytassa.
Hozzon létre megoldást a külső kommunikációs problémákra. Például, ha az ügyfelek arról számolnak be, hogy a képviselők túl sok technikai zsargont használnak, akkor vonják be a képviselőket, hogy a dolgokat a lehető legegyszerűbben megtörjék. Ha ügyfelei arról számolnak be, hogy a telefonszolgáltatás nem működik, akkor javítsa meg, és állítsa be, hogy a lehető legegyszerűbben navigálható legyen. Ha az online ügyfelek több információt akarnak, frissítsék webhelyét, és talán lehetőséget adnak számukra a megrendelések nyomon követésére vagy azonnali üzenetküldésre egy képviselőtől. Bármi legyen is a megoldás, foglalkoznia kell az aggodalommal és működőképes javítással kell rendelkeznie.
Gyűjtse össze a külső kommunikációs probléma megoldására vonatkozó visszajelzést. Meg kell szereznie azoknak az érzéseit, akiket a megoldás érinti, hogy vajon megoldotta-e a problémát mind a vállalati alkalmazottak, mind a külső kommunikációs folyamatban részt vevő külső képviselők számára.
