A cég üzleti hónapja során a könyvelők több könyvelést végeznek a számviteli rendszerben. Ezen bejegyzések némelyike „naplóbejegyzéseknek” nevezett főkönyvi bejegyzésként történik, amelyet közvetlenül a főkönyvi bejegyzésnek neveznek. Ezen bejegyzések némelyike egy hónap múlva a következő hónapban meg kell fordulnia a fiók törléséhez. Az egyik terület, amelyre ez vonatkozik, a havi elhatárolások.
Visszahívási bejegyzések
A visszavonást igénylő bejegyzés tartalmazza a számviteli rendszerbe bevitt összegeket a két számviteli időszakot fedező költségek elosztására. Például, ha egy kamatösszegű hitel kifizetésére vonatkozó számlát minden hónapban a 15. napon kell megfizetni, csak a bejegyzés fele érvényes az aktuális hónapra, míg a bejegyzés másik fele a következő hónapra vonatkozik. A tranzakció befogadására a könyvelő a folyó fél összegének felét terheli, és az összeg második felére kiigazító bejegyzést készít. A következő hónap elején a könyvelőnek vissza kell állítania a módosító bejegyzést, hogy törölje a fiókot. A fordított bejegyzések használatának előnye, hogy lehetővé teszi a könyvelő számára, hogy a felmerülő költségeket tükrözze az adott időszakban.
Passzív időbeli
A könyvelők olyan bejegyzéseket hoznak létre, amelyek nem kaptak költségtérítést. Ha például 500 dollárért számlázott egy ügyfelet, de ahhoz, hogy a számlázás befejezése után 100 dollárt fizessen, és nem kapta meg a szállítói számlát, akkor fel kell számolnia. A cél annak biztosítása, hogy a keletkezett bevételek esetében is felmerüljenek a költségek. Az a hónap, amelyen az ügyfél 500 dollárt számlázott, 100 dolláros költséget szerezne az eladó számára, ami a következő hónapban visszafordító bejegyzést igényel. A bejegyzések összegyűjtésekor és visszavonásakor azonban nem felejtheti el a visszavonási bejegyzést, vagy a költségszámláját túlbecsülik. A fordított bejegyzések használatának hátránya az, hogy elfelejtené őket.
Dupla munka
A fordított bejegyzések megadásához olyan rendszerre van szükség, amely lehetővé teszi, hogy azok sikeresen teljesüljenek. Anélkül, hogy nyomon követné a táblázatban lévő visszafordító bejegyzéseket, nem fogja tudni, hogy mi lesz a következő időszakban. Azok a számviteli rendszerek, amelyek megkövetelik, hogy a visszavonási bejegyzéseket kézzel írják be, a könyvelőnek kettős munkát kell végeznie. Minden könyvelés esetében, amely a következő időszakban megfordítja, a könyvelőnek két bejegyzést kell tennie, minden egyes időszakban. Ez nehézkes feladat lehet, és minden hibát követni kell, mert az egy időszakban beírt és a következőben megfordított összegeknek azonosnak kell lenniük a nullával.
Túlértékelt vagy alulértékelt számlák
A fordított bejegyzések használatának egy másik hátránya, hogy a hibák túlbecsülhetik a fiókot vagy alulértékelhetik azt. Míg az elhatárolások lehetővé teszik a könyvelő számára, hogy megfelelően nyomon követhesse a felmerült, de nem kapott bevételeket vagy kiadásokat, a belépés visszavonása a számla túlértékelt vagy alulértékelt összegébe kerülhet, mert a visszavonási bejegyzés hiányzik.
További bejegyzések, több hiba
A fordított bejegyzések használata megkétszerezi a könyvelő munkáját, és a hiba növelése a manuális munka növelésekor. A leghatékonyabb lehet a felhalmozott bejegyzések automatikus visszavonását biztosító rendszer, mivel az eredeti bejegyzést csak egyszer kell elvégezni. Bár a könyvelő még mindig megvizsgálná a visszavonási bejegyzéseket, nem kellett kétszer megdöntenie a munkáját.
