Az ajánlatkérés vagy a pályázati kérelem, vagy az RFP egy dokumentum, amelyet egy vállalkozás vagy szervezet értékesít. Például egy építőipari vállalatnak szüksége lehet ácsokra, vagy egy kórháznak szüksége lehet egy webdesignerre egy webhely létrehozásához. Az RFP-k általában hivatalos dokumentumok, amelyek útmutatást nyújtanak az eladó számára. Ezek magukban foglalják azokat a vállalkozásokat, amelyek a kérést benyújtják, az üzleti projekt specifikációit, a beszállítók felkérési folyamatát, az eladó vagy a szállító kiválasztási folyamatát, a szerződéses folyamatot és a kommunikációs folyamatot a kérés során.
Gyűjtsd össze az összes információt előre. Legyen pénzügyi beszámolója, költségvetése, szerződése, megállapodása és bármely más, a projekthez kapcsolódó dokumentum. Ez megkönnyíti az RFP írását.
Írjon egy áttekintést vagy bevezetést, amelyet néha „összefoglalónak” neveznek. Ez a rész bemutatja a kérelmet benyújtó vállalkozást vagy szervezetet, és annak helyét az iparágban. Az összefoglaló kiemelten bemutatja azt a projektet vagy üzleti szükségletet, amelyre a keresletet kérik.
Mutassa be egyértelműen a specifikációkat, amelyekben a szállítók válaszolnak. Határozza meg a projekt jellegét és terjedelmét, az Ön igényeit, a várt eredményt és minden egyéb lényeges információt. Pontosíts; jelentős különbség van a weboldal tervezése és szükségessége között, melyet terveztek, frissítenek és rendszeresen kezelnek.
Nyilvánvalóan közölje az utasításokat, hogy a kommunikációs folyamatot hogyan kell kezelni a meghívási folyamat során. Ha azt szeretné, hogy a gyártók kapcsolatba lépjenek egyetlen személyével a szervezetben, akkor ezt tegyék egyértelművé. Ha a beszállítóknak előadást tartanak, hogy részt vegyenek, akkor tüntessünk fel minden részletet. Ha nem akarja, hogy a gyártók egyáltalán kapcsolatba lépjenek veled a folyamat során, mondja el, hogy véglegesen. Határozzuk meg, hogy az ajánlatokat fogják-e kapni, függetlenül attól, hogy le kell zárni őket, és mi a határidő.
Magyarázd el, hogy az RFP nem szerződés, és hogy a válaszadás nem garantálja a kiválasztást. Győződjön meg róla, hogy olyan információkat tartalmaz, amelyek a szállító válaszát érik el az eladó idejével. A projekt aktív működése során részletezze a költségvetést, a szerződést, a kifizetések formáját és a munka értékelését.
Tartalmazzon minden jogi, szerzői jogi, biztosítási és etikai megfontolást, amelyet a szállítóknak figyelembe kell venniük. Ez magában foglalja, de nem kizárólag, a titoktartási megállapodásokat, a kisebbségi beszállítók követelményeit, a helyi előírásokat, a biztonsági szempontokat és az üzleti gyakorlatot.
Adja meg a válaszok formázására vonatkozó külön utasításokat. Utasítsa a gyártókat arra, hogy hogyan kívánja látni a javaslataik számát, milyen információkat kell tartalmaznia javaslataikkal, például a biztosítási információk vagy üzleti engedélyek másolatai.
Tartalmazzon egy előrejelzett következtetést a kiválasztási folyamatra vonatkozóan. Hagyja, hogy a szállítók tudják, hogy értesítést kapnak-e, ha nem kapják meg a munkát, és hogy mit várnak el, ha kiválasztják őket a munkához.
