Munkáltatóként Ön köteles a W-2 adóbevallást minden munkavállalónak január 31-ig megküldeni. A W-2 másolatok évek óta tartó fájljainak megőrzése megvédi azokat az állításokat, amelyeket nem küldött időben és védekezésként könyvvizsgálat.
Adatkezelési követelmények
A belső bevételi szolgálat a bejelentés után legfeljebb három évig ellenőrizheti a kisvállalkozások adóbevallását, a Nolo jogi honlapja szerint. Az IRS arra ösztönzi a vállalati tulajdonosokat, hogy a bejelentés után legalább négy évig megőrizzék az összes adóügyi dokumentumot, beleértve a W-2-et is. A Nolo még konzervatívabb javaslatot tesz a nyilvántartások megtartására legalább hat évig a bejelentés után.
Okok a tartásra
A W-2 kimutatások, mint könyvvizsgálat dokumentációjának használata mellett azt szeretnénk, ha a munkavállalók azt állítják, hogy nem kapnak másolatot. Az alkalmazottak arra irányulnak, hogy kapcsolatba lépjenek veled, ha nem kapnak W-2-et a január 31-i határidőtől számított két héten belül. Ekkor szükség lehet egy másik példány elküldésére. Önnek legalább hat évig meg kell őriznie az üzleti adóbevallásainak másolatát is, beleértve a munkavállalói jövedelemről bejelentett hozamokat is.
