A modern élethez hasonlóan a számítógépek átalakították a számviteli módokat mind a személyes pénzügyek, mind a kis- és nagyvállalatok számára. Ahelyett, hogy végtelen sorokat írnának be kézzel és számításokat végeznének kézzel, a számítógépek a számviteli folyamatok nagy részét az alapadatok bevitele után automatikusan elvégezték. De a számítógépes számvitel nem hátrányos, és a számítógépes számvitel alkalmazása előtt egyaránt figyelembe kell venni az előnyöket és hátrányokat.
Megnövelt termelékenység
A számítógépek a hatékonyságról híresek, és a számvitel nem kivétel ez alól. A számítógépes számviteli rendszer használatával kiküszöbölhetők a másolatok, kézzel írott főkönyvek és jegyzetek, valamint a kézi számítások, a munkaidő megtakarítása és ugyanazon személyzet számára, hogy nagyobb számú tranzakciót és jelentést kezeljen.
Automatizált jelentéskészítés
A számítógépes számvitel a szokásos pénzügyi jelentések kézzel történő létrehozása helyett kényszeríti a szabványos beszámolók szinte azonnali létrehozását, például a számlaegyenlegeket, a próbaegyenlegeket, az általános könyveléseket, az eredménykimutatásokat és egyéb tipikus jelentési követelményeket.
Továbbfejlesztett pontosság
Mivel a számvitelhez sok számítás szükséges, a számítógépek ideális megoldást jelentenek az emberi hibákra. Bár az adatok bevitelében továbbra is hibák történhetnek, a számítógép számításai növelik a vállalat jelentéseinek pontosságát és megbízhatóságát.
Rugalmasság és időszerűség
A számítógépes számvitel kiválóan alkalmas az adatok manipulálására, és rugalmasságot biztosít a jelentések és az adatok elemzésében, amelyet a manuális könyvelés nem egyezhet meg. Sőt, mindaddig, amíg az adatokat időben beírják, azonnal frissített jelentéseket lehet létrehozni, amelyek magukban foglalják a vállalat legújabb információit.
Könnyű adatvédelem
Abban az esetben, ha az adatok sérültek vagy a jelentések sérültek vagy elveszettek, a számítógépes számvitel azonnali visszaállítást biztosít a biztonsági mentésből, biztosítva, hogy a kritikus információk ne veszítsenek el. A létfontosságú információk további védelme érdekében a digitális biztonsági másolatok a helyszínen vagy a helyszínen maradhatnak.
Személyzet elégedettsége
A kézi könyveléshez kapcsolódó rutinmunkák nagy részét kiküszöbölve a számítógépes számvitel lehetővé teszi a személyzet számára, hogy a szélesebb körű feladatokra összpontosítson, és minimalizálja az unalmas, ismétlődő feladatok, például a kézi számítások idejét. Ennek eredményeként a munkavállalók nagyobb munkaképességet várhatnak.
Induló költség
Számos előny ellenére a számítógépes elszámolás egyik hátránya a rendszer létrehozásának kezdeti költsége. Míg a számítógépek ára évről-évre drasztikusan csökkent, a számviteli szoftver drága, és ezer dollárba kerülhet.
Személyzet képzése
A számítógépes számviteli rendszereknek speciális szoftver-képzésre is szükségük van a személyzet számára, ami további képzési költségeket jelent a vállalkozás számára, és meghosszabbítja a rendszer üzembe helyezésének idejét, mielőtt felhasználható lenne.
Megbízhatóság
A számítógépes számviteli rendszerek természetüknél fogva érzékenyek olyan kérdésekre, mint a számítógépes vírusok, áramkimaradások és hardverhibák, amelyek hatással lehetnek a rendszer megbízhatóságára és rendelkezésre állására. A számítógépes problémák javítása elveszett időt és termelékenységet okoz.
Telepítési problémák
A vállalkozás számára jelentős nehézségek merülhetnek fel a számviteli szoftverek megfelelő beállításának elmulasztásakor, vagy az üzleti igényeknek megfelelő rossz szoftvercsomag kiválasztásában.A nem megfelelő vagy pontatlan jelentések eredményezhetik, hogy a probléma kijavítása vagy új szoftver megoldás telepítése elveszett.
