A pályázati felhívás egy olyan cég, nonprofit szervezet vagy kormányhivatal által kiadott dokumentum, amely a potenciális beszállítóktól válaszokat kér a felsorolt követelményekhez. Míg az RFP-k mérete, terjedelme és formája különbözik, általában hasonló témákat fednek le. Az RFP általában tájékoztatja a szállítókat a szponzoráló egységről, mit szeretne szerezni, és meghatározza a kiválasztás feltételeit. Az RFP rendszerint felkéri az eladókat, hogy magyarázzák meg, miért képesek válaszolni, hogyan kívánják elérni a javaslatban leírt célkitűzéseket és az általuk fizetendő árat.
Ismertesse az RFP célját és alkalmazási körét, beleértve azokat a termékeket, termékeket vagy szolgáltatásokat, amelyeket meg szeretne szerezni és milyen képesítést szeretne az eladónak. Ez lehetővé teszi a gyártók számára, hogy meghatározzák, hogy jogosultak-e és válaszolnak-e. Ha azt jelzi, hogy vállalatának három hónapon belül 10 000 kék widgetet kell szállítania, akkor az Ön szervezete keres egy olyan helyet és berendezést, amely napi 200 étkezés elkészítésére és kiszolgálására szolgál az idős ügyfelek számára, vagy ha az Ön ügynöksége képzést igényel az ügyfélszolgálat javítása érdekében, meg tudja menteni a saját és a szállítói idő és erőfeszítés.
Írja le a vállalat, szervezet vagy ügynökség leírását, amely hasznos adatokat szolgáltat a potenciális beszállítóknak. Mivel a legtöbb gyártónak időt és pénzt kell fizetnie ahhoz, hogy válaszoljon az RFP-re, ez segít a jövőbeni munkakapcsolat kialakításában. Magyarázza el, mit kíván elérni termékeivel vagy szolgáltatásaival. Azonosítsa azokat az embereket, akiknek a kérdéseiket és levelezésüket irányítaniuk kell.
Adja meg a munkaterület teljes körű részletességét, így a gyártók pontos becsléseket készíthetnek a munkaerőre, az anyagokra és egyéb költségekre.Sorolja fel a tervezett befejezési dátumokat, hogy realisztikus ütemtervet alakítsanak ki. Ismertesse azokat a feltételeket, amelyekkel elvárják, hogy megfeleljenek, mint például a munkaügyi, környezetvédelmi és biztonsági előírások. Adja meg a szükséges teljesítményszinteket és azt, hogy milyen módon kívánja figyelemmel kísérni és értékelni erőfeszítéseit.
Sorolja fel azokat a terveket, jelentéseket, termékeket, szolgáltatásokat és anyagokat, amelyekről elvárják, hogy eljussanak, és mikor szeretné, hogy mindegyik elkészüljön. Az eladóknak olyan körülményei lehetnek, amelyek megakadályozzák, hogy az Ön által kért, amit elvárják. A szerződéses tárgyalások során valószínűleg megbeszélésre kerülnek az elvárások és az eladó közötti különbségek. Egyes RFP-k tartalmazzák a javasolt szerződés szabványos elemeit, például a lemondási záradékokat és a titoktartási megállapodásokat
Tartalmazza az RFP-ben azokat a kritériumokat, amelyeket a kapott válaszok értékelésére, valamint a nyertes ajánlattevőnek nyújtott díj módjára és időzítésére használ. Ez azért fontos, hogy elkerüljék a kedvezményekre vagy más tisztességtelen gyakorlatokra vonatkozó állításokat. Számos RFP egy pontrendszert használ, és olyan pontokat ítél oda, mint például a költségek, a munkaterület, a képesítések és a személyzet.
