A bizottsági ülések fontos szerepet játszanak mind a nonprofit, mind a nonprofit vállalkozások működtetésében. Míg egyes bizottságok informális alapon működnek, a tagok ülése szükséges, hogy konkrét feladatokat hajtson végre, míg más bizottságok formálisabbak. Néhányan jogi felelősséggel tartoznak a pénzügyi auditok, a vezetői kiválasztás, a tőzsdei ajánlatok, a tagsági jóváhagyások és a biztonsági felügyelet terén. Ezek a bizottságok nagyobb valószínűséggel fogadnak el hivatalos találkozási struktúrát, ilyen protokollokat használva, mint Robert szabályzata vagy hasonló szabályok.
A szükséges elemek
-
Napirend
-
Percek
Készítsen és küldjön írásbeli napirendet legalább egy héttel a bizottsági ülés előtt. Mindenkinek szüksége van időre a napirend felülvizsgálatához és az üléseken megvitatandó témák előkészítéséhez.
Hívja meg az értekezletet a megrendelésre időben. Ezt általában a bizottság elnöke végzi. A titkár tudomásul veszi mindazokat, akik az ülésen jelen vannak, miközben perceket vesz igénybe. Az értekezlet időben történő meghívása arra ösztönzi az embereket, hogy időben mutassanak be, és tiszteletben tartják az összes bizottsági tagot és az idejüket.
Ossza meg a napirend másolatát és az ülésen bemutatandó jelentéseket. Ha a bizottság folyamatosan ülésezik, terjessze az előző ülés jegyzőkönyvének másolatát. Adjon időt a bizottság tagjainak a jegyzőkönyvek, napirend és egyéb jelentések felülvizsgálatára. Kérdezd meg, hogy vannak-e észrevételek az előző ülés jegyzőkönyveiről, majd kérdezd meg, hogy van-e mozgás, és egy másodpercig elfogadja a perceket.
Kövesse a napirend sorrendjét, hogy az ülés minden egyes pontját lefedje. A vitatott napirendi ponthoz kapcsolódó javaslatok engedélyezése. Ismerje meg minden egyes tagot, aki mozgásban akar beszélni. Hagyja, hogy egy személy beszéljen egy időben, és lehetőséget ad arra, hogy minden személy meghallgasson, ha lehetséges. Kérdezzen szavazást a javaslatról, amikor a vita befejeződött. Bizonyos esetekben a tagok módosításokat javasolnak, és a bizottság elnöke a módosítás előtt szavazni fog a módosításokról.
Fejezd be az értekezletet, amikor a napirend befejeződött, vagy ha megérkezik az ütemezett határidő. A bizottság elnöke indítvány, második vagy szavazás nélkül elhalaszthatja az ülést. A titkár rögzíti a hiányos üzleti tevékenységet, hogy a következő ülés napirendjére kerüljön.
tippek
-
A legtöbb hivatalos bizottsági ülés megköveteli a tagok határozatképességét, hogy az ülésen érvényes legyen. A szervezet határozatai meghatározzák, hogyan érhető el a határozatképesség. Általában a tagok legalább fele.
