A projekt koordinációja - néha projektmenedzsment néven is ismert - több készséget és képességet igényel a változó környezethez való alkalmazkodáshoz. A projektkoordinátoroknak rendszerint több egyénnel kell dolgozniuk, és szükségük van az adatok és egyének szervezésére és kezelésére. Bár minden projekt más, néhány tipp hasznos minden projektkoordinátor számára.
Részletes munkaterv kidolgozása
Mielőtt a projekt kerekei elkezdenek elfordulni, dolgozzon ki egy részletes munkatervet, amely a projekt minden aspektusát lefedi. Adjon meg olyan tételeket, mint a költségvetés, az idővonal, a kapcsolattartók listája, és szükség esetén a vészhelyzeti tervek vagy válaszlehetőségek. A terv segítése segíti Önt a bizonytalan terepen, miközben egy általános irányt is feltérképez. A tervet terjessze az összes érintett szereplőre, hogy a projekt minden tagja ugyanazon az oldalon legyen.
Készüljön fel arra, hogy eltérjen a tervtől
Egy részletes és világos terv a projekt koordinációjának elengedhetetlen feltétele, de az a képesség, hogy improvizálni és a tervet szükség szerint megváltoztatni. A legjobb projektkoordinátorok egy tervet követnek, amíg működnek; azonban, ha a terv nem irányítja a projektet a vége felé, vagy ha egy vagy több területen hiányzik, akkor itt az ideje a tervek megváltoztatására. A projektkoordinátoroknak nyitva kell állniuk a csapat más tagjai számára a tervek megváltoztatásakor, és a változásokat minden érintett szereplőnek közölni kell.
A kommunikáció minimalizálása
A kommunikáció elengedhetetlen a projektek összehangolásához - a különböző szekciókból, szervezetekből, városokból, államokból, sőt országokból álló szereplők gyakran kötelesek együtt dolgozni egy bizonyos vég felé. Ez általában a felek közötti gyakori kommunikációt igényli; ez a folyamat azonban nem válhat gyengítővé. Jelöljön ki egy minimális számú kulcsfontosságú kommunikációs tisztet és tartsa az e-maileket minimumra. Az, hogy több e-mailt dolgozzon ki, gyakran telefonon keresztül egyszerűen és egyszerűen szervezhető meg.
Vezetői készségek fejlesztése
A vezetői készségek messzemenő és a szükséges készségek projektenként változnak. Néhány készség azonban kiemelkedően fontos a projektkoordináció sikeréhez - a szervezet, az intelligencia, a nyitottság és még a humorérzék is segít abban, hogy a sikerhez kedvező légkört teremtsen. A koordinátorok nem tökéletesek, de lehetnek jobbak vagy rosszabbak, és mindig van lehetőség javítani. A projektkoordinátoroknak nyitottnak kell lenniük másoktól érkező visszajelzésekre, és némi időt kell gondolkodniuk arra vonatkozóan, hogyan lehet a vezetői készségeik fejlesztését és megvalósítását hasznosabb és hatékonyabb módon megvalósítani.
