A legtöbb szervezet megköveteli a munkavállalóktól, hogy tudják, hogyan kell írni bizonyos típusú jelentéseket. Például a minőségbiztosítási szakembereknek tudniuk kell, hogyan kell a minőségi jelentéseket írni. A minőségi jelentés segít a szervezet jelenlegi irányítási rendszereinek értékelésében, amelyek célja a termékek, szolgáltatások és folyamatok minőségének biztosítása. A jól szervezett minőségi jelentéseket más szakemberek használhatják a szervezet termékeinek és folyamatainak javítására.
Használja jegyzeteit. A szervezeten belüli minőségbiztosítási folyamatok áttekintése során részletes megjegyzéseket kell készítenie arról, hogy a folyamatok milyenek, hogyan alkalmazzák őket a munkavállalók, és mennyire hatékonyak.
Használjon egyszerű nyelvet a minőségi jelentésben. A rövid mondatok és az egyszerű kifejezések ideális módja annak, hogy értelmet nyerjenek, és biztosítsák, hogy minden szakember könnyen megértse a jelentés tartalmát.
Írja be a minőségjelentés absztraktját. Az absztrakt a jelentés összes szakaszának összefoglalója. Összefoglalja az egyes részeket körülbelül két-öt mondatban. A cél az, hogy bárki, aki olvassa az absztraktot, tudja, hogy az egész jelentés olvasása érdemes lenne-e az idejük.
Adjon hozzá egy részt a háttérinformációkhoz. Ennek magában kell foglalnia a vizsgált osztályt vagy folyamatot, az elemzést segítő embereket és a minőségjelentés célját.
Adjon meg egy fejezetet a találatokhoz. Egy osztály vagy folyamat elemzése során figyelemmel kell kísérni a folyamatok befejezését, az érintett alkalmazottakat és a folyamatok hatékonyságát a szervezet számára. Mindezeket a részleteket ebben a részben kell feltüntetni. Az adatok vagy számítások külön listázhatók és csatolhatók a jelentéshez.
Végezzen el minőségi jelentést egy következtetésekkel. Ez a szakasz a következtetéseket és ajánlásokat nyújtja a megfigyelt folyamatok javítására. Adjon sok részletet a javaslatok felajánlásakor. Szükség esetén használjon vizuális adatokat, például diagramokat és grafikonokat. Minél több részletet és példát adhat meg ebben a részben, annál hasznosabb a minőségi jelentés.
