Az e-mailek népszerűségét megelőzően a faxátvitel az egyetlen módja annak, hogy gyorsan küldjön írásos kommunikációt. Néhány perc múlva több száz vagy több ezer mérföldre tudtak papírokat és nyomatokat készíteni. Mivel az e-mail széleskörű használatra került, néhány vállalat teljesen elhagyott faxkészülékekkel rendelkezik. Mégis, a faxok bizonyos előnyökkel rendelkeznek az e-mail kommunikációval szemben.
Papír problémák
Mivel a faxküldés papírt és e-mailt használ, a papír problémái hátrányos helyzetbe hozzák a faxkommunikációt. A nyomtatókhoz hasonlóan a faxkészülékek papírelakadásokat is tapasztalhatnak. A nyomtatókkal ellentétben ezek a papírelakadások a faxküldés teljesítéséhez szükséges két készülék egyikében fordulhatnak elő. Az eredeti dokumentum elakadhat a küldő faxkészülékben, ami esetleg használhatatlanná teszi a dokumentumot, ha az elakadás elég súlyos. A fogadó végén a nyomtatott papír elakadhat a faxkészülékben, megzavarva az egész folyamatot. A fogadó gép is elfogyott a papírból, és a felhasználó nem tudja, hogy a papír már elment. Ez a késleltetés idõre érzékeny kommunikációt okozhat óránként vagy akár napokon.
Egylépéses folyamat
A faxátvitel egyik legnagyobb erőssége akkor fordul elő, amikor egy személy aláírt dokumentummal vagy dokumentummal foglalkozik, amely csak nyomtatott formában létezik. Ha az adott személy e-mailben szeretné elküldeni a dokumentumot, akkor a dokumentumot szkennerrel vagy többfunkciós nyomtatóval kell elképzelnie. Ezután a felhasználónak módosítania kell a beolvasott képet, mielőtt kiválasztaná a helyet a számítógép merevlemezén, hogy elmentse a beolvasott dokumentumot. Amikor a személy elküldi az e-mailt, a beolvasási fájlt csatolni kell az e-mailhez. Ezzel ellentétben a faxkészüléket használó személy csupán a dokumentumot helyezi a gépbe, és néhány kulcsra kattint, hogy elküldje azt a fogadó félnek.
Szerkesztés
Az e-mailben küldött dokumentumokat a felhasználó szerkesztheti, a faxon küldött dokumentumok azonban nem. Olyan helyzetekben, ahol a két fél együttműködik egy projekten, a dokumentum szerkesztésének képessége megkönnyíti az együttműködést, és mindkét felhasználó számára lehetővé teszi a változtatások gyors elvégzését. Ha a két fél ellentétes kapcsolatban áll, a faxküldés vonzóbb lehet. A nyomtatott faxdokumentum jellege megnehezíti a dokumentum megváltoztatását, hogy a másik felet legyőzze vagy manipulálja.
Kombináció
Számos számítógép és nyomtató ma is küldhet faxot és e-mailt. Ez azt jelenti, hogy a digitális fájlokat a számítógépről faxkészülékre lehet küldeni, ahol a dokumentumot nyomtatott dokumentumként szállítják. Ezek a számítógépek és nyomtatók faxkészülékeket is fogadhatnak faxkészülékektől, biztosítva mind a fax, mind az e-mail előnyeit.
