A megfelelő papírmunka megtartása, hogy segítsen a vállalkozás zökkenőmentes működésében, segíthet elkerülni a bevételek ellenőrzését az év végén. Ha azonban bevételi ellenőrzéssel szembesül, akkor a megfelelően benyújtott papírmunka könnyebbé teheti a folyamatot. A beszerzések, kiadások, adományok és bankszámlakivonatok összes bevételének megőrzése és a benyújtott adókedvezmények segíthetnek az ellenőrzési folyamatban.
Bruttó bevételek
A bruttó bevételek az áruk vagy szolgáltatások értékesítéséből származnak. Ezek közé tartoznak a pénztárgép szalagok, a bankbetétek, a számlák, a számlák, a hitelkártya-átvételi lapok és a 1099-MISC-ek, amelyeket kifizettek a szabadúszó vállalkozóknak. Ezeknek a dokumentumoknak a megőrzése szükséges ahhoz, hogy később adatait meg tudja adni, hogy megmutassa vállalkozásának jövedelmét. A belső bevételi szolgálat (IRS) számára elfogadható alternatívák a könyvvizsgálat során, ha nincs olyan átvételi elismervénye, mint például a törölt csekk, a pénzügyi intézmény kimutatása, amelyen szerepel a csekk száma, a csekk összege, a kedvezményezett neve és az összeg közzétételének dátuma pénzügyi intézmény által. Ha a fizetést elektronikus pénzátutalással (EBT) hajtották végre, a kimutatásnak tartalmaznia kell a kedvezményezett nevét, összegét és a pénzintézet által az összeg átutalásának időpontját. Hitelkártyák esetében a nyilatkozatnak meg kell jelennie a feltöltött összeget, a kedvezményezett nevét és a tranzakció feldolgozásának dátumát.
Vásárlások és költségek
Bármely üzleti vásárláshoz csatolást kell csatolni hitelkártya-csekk, fizetett számlák, törölt csekkek és pénztárgéplevelek formájában. Költség egy olyan vásárlás, amelyet az Ön vállalkozása nem értékesít, mint árut vagy szolgáltatást, például irodabútorokat vagy számítógépeket. Tartsa meg ezeket a bevételeket olyan helyen, ahol azonnal hozzáférhet hozzájuk.
Bankszámlakivonatok
A pénzügyi évre vonatkozó bankszámlakivonatokat a bruttó bevételekkel, beszerzésekkel és költségekkel kell benyújtani. A nyilatkozatok visszatükrözik, hogy mit fizettek ki az üzletág, és átvették az adóévre. A költségvetési adóév 12 egymást követő hónap, amely a decembertől eltérő hónap utolsó napján ér véget.
Bérszámfejtési adóbevallás
Szintén szükség lesz az alkalmazottaknak kifizetett összegekre, mint csekk vagy közvetlen betét. A bérszámfejtési adóbevallásnak tartalmaznia kell minden szövetségi és helyi adót, valamint a nyugdíjszámlák elszámolását. Az alkalmazottak bérszámfejtési adatait legalább négy évig kell megőrizni, ami az IRS által előírt időtartam.
Nyilvántartás
Az IRS által javasolt nyilvántartás magában foglalja az üzleti csekkfüzet megőrzését, a készpénzes bevételek napi és havi összefoglalását, a csekkek kifizetésének naplóját vagy naplóját, a munkavállalói kompenzációkat és az értékcsökkenési munkalapot. Egy másik IRS tipp az, hogy az üzleti csekkfüzetet elkülönítse a személyes csekkkönyvtől. Ez azért történik, hogy a személyes költségeket elkülönítsük az üzleti költségektől. Tartsa a cég összes rekordját legalább az IRS által megkövetelt minimális összeget és az összes korábban benyújtott adóbevallást.
Az alkalmazottak
Az IRS köteles az összes alkalmazottját, mind a múltbeli, mind a múltbeli nyilvántartást a társadalombiztosítási számokkal, kapcsolattartási információkkal és I-9-es és W-4-es formájukkal. Az I-9 formanyomtatvány igazolja, hogy a munkavállaló jogilag képes az Egyesült Államokban dolgozni. A W-4 formanyomtatványt kitölti a Munkavállalói visszatartási juttatási igazolás, amely lehetővé teszi, hogy megbecsülje, hogy mennyit kell visszatartani a munkavállaló béréből az űrlapon lévő táblázatból.
