A legtöbb ember számára a csalódás az élet része. Az érzés olyan közönséges, hogy sokan panaszok nélkül lenyelik az érzelmeket, lassan táplálják a növekvő haragot. Lehet, hogy kifogást adnak a bűncselekményt elkövető félnek, mondván maguknak: „A lehető legjobbat teszik.” Ez igaz lehet, de egy kevés konstruktív kritika soha nem bántott senkit. A vállalkozások és más olyan szervezetek, amelyek csalódást kapnak, hamar rájönnek, hogy a legjobb érdekük, hogy teret nyújtsanak a fejlődéshez. Ahogy a mondás szerint: „A piszkos kerék megkapja a zsírt.”
Szervezze meg a tények. Az a személy vagy cég, akit a csalódást írt, nem tudja javítani üzleti vagy személyes gyakorlatait, ha nem világosan elmagyarázza, hogyan sikerült meghibásodnia. Mielőtt megírná a levelet, készítsen listát azokról az esetekről, ahol csalódást éreztél, időrendi sorrendben rendezve. Ha más forrásokból származó hivatalos dokumentáció van, akkor a levél megkezdése előtt is használhatja azokat.
Sorolja fel a sérelmeket. Magyarázza el egyértelműen, hogy mi a várakozása és milyen módon nem teljesültek. Ha szükséges, más forrásokból származó dokumentációt használjon.
Magyarázza el, hogyan érzi magát a sérelmek. Például, ha egy gyorsétterem-cégnek írja a többszörösen durva ügyfélszolgálatot, magyarázza el, hogy úgy érzi magát, mintha a pénzét és a védnökségét nem értékeli a szervezetükön belül.
Legyen kedves.Ne feledje, hogy a levél célja, hogy segítsen egy személynek vagy szervezetnek javulni, nem rontani őket. Ön egyszerűen rámutat arra, hogyan érzi jobban a teljesítményt. Amikor csalódást írt a cégnek, ne feledje, hogy a levél olvasója valószínűleg nem lesz az a személy, akivel a panaszod van. Ne legyen durva vagy csúnya; tartsa a levél tónusát, vagy legalábbis profi.
Tegyen javaslatokat a javításra. Most, hogy rámutatott a problémára, segítsen a megoldások felé mutatva.
Mutassa be igényeit. Ha úgy érzi, megérdemli, hogy megtérül a tapasztalatért, akkor a csalódásról van szó. Akár közvetlen visszatérítést, akár kedvezményes vagy ingyenes szolgáltatást kíván kérni a jövőben, jelezze, hogy az Ön igényeinek kielégítése hosszú utat fog tartani az ügyfelek megtartásában.
Írja be a levelet. A csalódás professzionális bemutatása lehetővé teszi, hogy a címzett tudja, hogy komoly.
Készítsen másolatokat a levélről. Abban az esetben, ha a levél elveszett, vitás kérdéssé válik, vagy a hosszú csalódásláncok első láncává válik, rendelkeznie kell egy másolattal a nyilvántartásaihoz. Ha más dokumentumokat is mellékel a leveléhez, készítsen másolatot ezekről a dokumentumokról és küldje el a másolatokat. Az eredeti dokumentumokat mindig tartsa magának.
