A kis pénzeszközöket a szervezeteken belül használják fel olyan kisebb kiadások fedezésére, mint az irodai felszerelések, a postaköltségek, a látogatók parkolási költségei vagy a taxiárak. A kis pénzeszközöket gyakran a készpénzben tartják a munkahelyen. A kispénzszámlák likvid jellege miatt a kockázatvállalási forrásokhoz képest különböző kockázatok állnak fenn, szemben a szervezeten belüli egyéb alapokkal.
Személyi kölcsönök
A kis pénzeszközhöz hozzáférő munkavállaló úgy gondolja, hogy elfogadható az alapot rövid távú személyes kölcsönforrásként felhasználni, pénzt venni az alapból a számlák fizetésére vagy egyéb személyes költségek fedezésére, amíg kifizetésre nem kerül. Az ilyen tranzakciók nem kerülnek rögzítésre, és a kis pénzeszközök közvetlen lopásához vezethetnek. Legalábbis a pénzeszközök nem állnak rendelkezésre jogos célokra a munkavállaló "kölcsön" időszakában.
Ellenőrizze a befagyasztást
Amikor egy apró pénzeszköz bankszámlán található, a fiókhoz hozzáférő munkavállaló megpróbálhat személyes ellenőrzéseket készíteni a számlával szemben. A bankok rendelkezhetnek olyan szabályzatokkal, amelyek megakadályozzák a személyes ellenőrzések elvesztését, de az a kockázat, hogy a munkavállaló készpénzben ellenőrzi az elégtelen pénzeszközöket. Amikor a rossz ellenőrzés visszajön, a pénzeszközöket kivonják a kis pénzalapból, ami bonyodalmat okoz, amíg a helyzet ki nem javul.
Kiadási nyilvántartás
Mivel egy apró pénzeszköz-alap megkerüli a szervezeten belüli szokásos kiadási jelentési eljárásokat, a kis pénzeszközök rosszul történő felhasználásának kockázata nő. A főkönyvi nyilvántartás vagy a készpénzes kifizetések nyilvántartása az alapkal tovább növeli a visszaélés kockázatát. A csekély készpénzes kifizetések nyilvántartását nem szabad a csekély készpénzzel megőrizni, és azt nem szabad bárki megőrizni, aki hozzáfér a kis pénzalaphoz. Egy másik fél rekord kiadásai segítenek megelőzni az alap visszaélését.
Illetéktelen hozzáférés
A kis pénzeszközök likvid eszközök, így a pénzhez való hozzáférést egy személyre kell korlátozni, hogy elkerüljék a több letétkezelőt, akik hibáztathatják egymást a hiányzó pénzeszközökért. A pénzeszközök biztonságos helyen való tartásáért felelős a kis pénzeszközök egyetlen kezelője. A doboz, amelyen a készpénz be van állítva, egy zárral kell rendelkeznie - a pénztár fiókja egy ésszerű lehetőség, hogy megakadályozza a jogosulatlan hozzáférést. A kispénztári alap további biztonsága érdekében a fiókot biztonságos helyen kell tartani, például zárható szekrényben, íróasztalfiókban vagy széfben, hogy csak a kispénztári alap letétkezelője férhessen hozzá.
