Az ülések az Ön napjának legtermékenyebb része, vagy az idő teljessége. Minden attól függ, hogy a találkozó struktúrája és az ülés vezetőjének készsége van. Ha az Ön feladata egy találkozó létrehozása, az egyik legfontosabb célja a napirend létrehozása. A találkozó napirendi pontjainak helyes megjelölése elengedhetetlen, mivel ezek a napirendi pontok meghatározzák a találkozó hangját, és segítenek tartani a megbeszélést.
Jelöljön meg egy napirendi pontot „tájékoztató jellegűnek”, ha annak célja, hogy hátteret biztosítson a többi résztvevőnek az ülésen. Például a projektcsapat egyik tagjának szükség lehet a javasolt szoftverváltozások terjedelmének megmagyarázására egy kezdeti találkozón. Ez a találkozó napirendi pontja tájékoztató jellegű. A résztvevőknek nem kell egyetérteniük vagy nem értenek egyet ezzel a kérdéssel kapcsolatban; egyszerűen be kell vonniuk az információt.
Tanácsadó értekezlet-napirendeket kell létrehozni a vitát igénylő, de nem várható, hogy az ülésen megoldják. A tanácsadó napirendi pontok lehetőséget adnak a résztvevőknek, hogy megosszák aggodalmukat, és véleményt adjanak a tárgyalt témákról. Például a javasolt számítógépes hardverfrissítésről szóló találkozó több tanácsadó napirendi pontot is tartalmazhat, beleértve a vizsgált hardver megoldásokról szóló vitát is. A projektvezető rövid áttekintést adhat az egyes javasolt megoldásokról, majd egy általános vitát folytathat a többi résztvevő részéről.
Jelölje meg a találkozó napirendi pontját "problémamegoldás" -ként, ha annak célja az, hogy a találkozó során ténylegesen megoldást találjon. Ez a címke a tervezett találkozó célján alapul. Egy napirendi pontot tanácsadónak lehet jelölni egy találkozón, és a problémamegoldást a következő lépésben, amikor a projekt a kezdetektől a felbontásig mozog. Például a hardverválasztásokkal kapcsolatos tanácsadói napirendi pont a következő ülésen problémamegoldáshoz fordulhat, amikor a résztvevőket arra kérik, hogy ténylegesen válasszanak egy hardver megoldást.
Hozzon létre egy találkozó napirendi pontot, amely "segítségnyújtás iránti kérelem" címet kap, ha annak célja, hogy segítséget kérjen a többi találkozó résztvevőjétől. Ezek a tételek a következő találkozót követik, és a projektcsapat minden tagja frissítést ad, és megadja a csapat többi részét a projekt állapotáról.
