Definíció szerint egy átfogó jelentés célja, hogy egy témát vagy egy ötletet részletesen feltárjon. Az üzleti életben az átfogó jelentéseket gyakran használják a vállalat pénzügyi helyzetének értékelésére és megvitatására. Az átfogó jelentések más célokra is felhasználhatók, mint például az új üzleti trend összefoglalása vagy egy új célpiac leírása. A teljes körű jelentés elkészítésének megtanulása hasznos üzleti készség lehet az alkalmazottak számára bármely szinten.
Az írás megkezdése előtt
Mielőtt elkezdené megírni az átfogó jelentést, gyűjtsön össze minden releváns információt, adatot, táblázatot, táblázatot és dokumentumot, amire szüksége van a hivatkozáskor. Létre kell hoznia egy vázlatot, egy íróeszközt, amely segít a gondolatok strukturált formátumba rendezésében. A vázlat általában rövid mondatokat vagy kifejezéseket tartalmaz, amelyek kiindulópontként szolgálhatnak a jelentés különböző részeihez. Bár ezek a szakaszok az Ön által írt jelentés típusától függően eltérőek lehetnek, tartalmazhatnak egy összefoglalót, egy bevezetőt, egy tartalmi táblát, több fő testület bekezdést, egy következtetést, egy függeléket és egy hivatkozási részt.
A jelentés írása
A vázlat segítségével irányítsa Önt, kezdje meg az átfogó jelentés első tervezetének írását. Kezdje a bevezetést, amely az olvasóknak megmondja, mit fognak olvasni és megmagyarázni a jelentés főbb pontjait. A bevezetés után adjon hozzá több bekezdést, vagy külön fejezetet, amely a jelentés kulcsfontosságú pontjait tárgyalja. A jelentés végén írjon egy következtetést, amely összefoglalja a jelentést. A következtetésnek meg kell erősítenie a jelentésben megfogalmazott főbb pontokat. Ez magában foglalhatja a témával kapcsolatos ajánlásait vagy véleményeit.
Az összefoglaló
Miután elkészítette a jelentését, hasznos az összefoglaló megírása. Ez több bekezdésből áll, amelyek összefoglalják a teljes jelentést. Az összefoglalónak az olvasónak tömörített előnézetet kell adnia az átfogó jelentésről, hogy kiválaszthassák a kiemelt témákat. A papír ezen része gyakran hasznos az elfoglalt vezetők számára, akik meg szeretnék tekinteni a jelentést, hogy megértsék, mi a helyzet. Egy rövid összefoglaló minta lehet:
Példa:
A Digital Shirts, Inc. magas színvonalú, szabadalmaztatott, szabadalmaztatott algoritmussal ellátott ingeket kínál. Üzleteink az ország legszebb bevásárlóközpontjaiban találhatók, szinte kizárólag magasabb jövedelmű környéken. Értékesítési csapataink jól képzettek, hogy minden vásárló számára készítsen kézműves ing-vásárlási élményt.
Ezt a jelentést a vállalat egy új szárnyának részleteit ismertetik.
Az elmúlt öt év adatai alapján a jelentés azt mutatja, hogy a jövedelem stagnál, míg más high-end kiskereskedők rekordnövekedést mutatnak. A kiterjedt kutatás után a vizsgálati osztály megállapította, hogy minden olyan vállalat, amely bejelentett jövedelemnövekedéssel rendelkezik, növelte a digitális tartalmat, amely összeköti őket az ügyfeleikkel.
A K + F megállapította, hogy a digitális illeszkedő alkalmazás, amelynek célja, hogy minden ingnek tökéletes illeszkedést biztosítson anélkül, hogy kiterjedt személyes illeszkedés lenne, jelentős jövedelemnövekedést eredményezne. Ez a jelentés részletesebben bemutatja, hogy az alkalmazást hogyan használják, mennyi gyakorlati kutatást végeztek el, és hogyan tervezték ezt a technológiát.
Javasoljuk, hogy minden üzlet kezdjen beépíteni az új digitális szerelési technológiát, és hogy az oktatási és marketing anyagokat időben hozzák létre, hogy kihasználhassák az elkövetkező ünnepeket.
A támogató dokumentumok hasznosak
Sorolja fel a mellékletben szereplő jelentésben használt diagramok, táblázatok vagy grafikák forrását, és adja hozzá a kutatási forrásait a hivatkozások oldalához. Ezek az alátámasztó dokumentumok súlyt adnak az Ön érveinek.
A szerkesztési folyamat
Miután befejezte az első tervezetet, menjen vissza az átfogó jelentésbe, hogy változtatásokat és kiegészítéseket készítsen, ahogy látja. Az írási folyamat végére több tervezet is előfordulhat. Az írás során tartsa szem előtt a célközönséget. A használt nyelv típusa változik attól függően, hogy ki fogja olvasni az átfogó jelentést. Például, ha a szakterület szakértőjét írja, összetett, ágazatspecifikus kifejezéseket tartalmazhat. De ha egy laikusnak írsz, ne használd a zsargont és zavaró rövidítéseket. Bizonyos esetekben érdemes lehet egy másik átfogó jelentést írni az érdekeltek minden csoportjára.
Az írás befejezése után
Miután befejezte az írási folyamatot, fontos, hogy többször korrigálja munkáját, és szükség szerint korrigálja. Mielőtt elküldi az átfogó jelentést a célközönségnek, fontolja meg a vállalat kommunikációs részlegének egy tagjának kijavítását és szerkesztését. Ez a lépés elengedhetetlen, ha a közvélemény a jövőben elolvassa az átfogó jelentést.
A pontosság, a megfelelő nyelvtan és a helyesírás kulcsfontosságú, különösen, ha a jelentést a vállalat felső szintű vezetői fogják olvasni. Míg a vállalat vállalati irodájának minden tagja nem fogja elolvasni a munkáját, egy nagy átfogó jelentés csak akkor segít, ha jobban néz ki, amikor a promóciós idő megérkezik.
