A fájlszervezés javítja a munkafolyamatot egy üzleti vagy személyes irodában. Számos iratrendszer létezik a különböző igények és preferenciák kielégítésére. A szabványos formátumok mindhárom széles kategóriába tartoznak: tárgy, numerikus és alfanumerikus. Az irodai dolgozók az alfanumerikus módszert használják, ha a fájloknak szavakat és számokat is tartalmaznia kell.
Fájlok rendezése
Az alfanumerikus fájlok címkéket tartalmaznak, amelyek szavakat és számokat tartalmaznak. Ez a kombináció tartalmazhat egy nevet és egy telefonszámot vagy ügyfélszámot. A kevés fájlmappával rendelkező cégek vagy magánszemélyek neveket használhatnak. A fájlok nagy száma numerikus megrendelést igényel, mivel a dolgozók általában a kódot használva találják meg a fájlt.
Alphanumeric Filing használata
Győződjön meg róla, hogy minden egyes kódszám csak egy fájlra vonatkozik. A fájlok rendezése numerikus sorrendben. Használjon gumiszalagokat vagy elválasztókat a fájlok kötegelésére tíz vagy több száz halomra, attól függően, hogy a fájlok száma mennyi legyen, hogy egy adott számot könnyebben megtalálhasson.
