A motorkerékpáros klubok és egyesületek nemcsak lehetőséget biztosítanak a lovasok számára, hogy összegyűjtsenek a társadalomban, hanem lehetőséget ad nekik, hogy pénzt szerezzenek mindenféle jótékonysági szervezet számára. A motorkerékpáros klubok tagjai gyakran szabadidős versenyzők, akik hozzájárulnak a rászoruló okokhoz. Akár a klubok is részt vesznek az éves pénzfelvételi rendezvényeken, vagy egy alkalommal egy különleges okot támogatnak, sok versenyző hozzájárul mind az időt, mind a pénzüket. Van azonban néhány alapvető lépés a sikeres alap-emelő szervezéséhez.
Térképezzen ki egy útvonalat, lehetőleg a kevésbé forgalmas utakon. Sok jótékonysági futás festői útvonalon utazik a vidéken. A futam időkeretétől függően az egynapos jótékonysági rendezvény 50 és 100 mérföld közötti távolságot foglalhat magában. Nincs szükség arra, hogy a lovasok túlságosan keményen álljanak magukra, mivel nem verseny. A tipikus futás általában 11 órától kezdődik és 18:00 órakor fejeződik be. A rövidebb futások időnként kezdődnek, és délután végéig végződnek.
Lépjen kapcsolatba a helyi kereskedelmi kamarával az esemény időpontjának ütemezéséhez. Győződjön meg róla, hogy nincs ellentmondás a közösségben ugyanazon a napon tervezett egyéb eseményekkel. A kamara segíti Önt abban, hogy népszerűsítse az alapot, hogy az esemény részleteit a kamara saját eseménynaptárába tegye.
Írja fel az eseményen való részvételre vonatkozó szabályokat, hogy terjessze azokat, akik regisztrálnak. Győződjön meg róla, hogy minden versenyző egyértelműen megérti a biztonsági szabályokat. Állítsuk be, hogy a résztvevők várhatóan biztonságos távolságot tartanak a versenyző mögött, az utazás előtt, amennyire csak lehetséges, a kettőnkénti lovaglás mellett. A lovasoknak megfelelő ruhát és lovaglási felszerelést kell viselniük, beleértve a hosszú nadrágot, kabátot, csizmát, kesztyűt és biztonsági sisakot.
Hozzon létre regisztrációs űrlapot. Ha a szervezetnek van egy weboldala, érdemes lehet az online előzetes regisztráció kényelmét ajánlani a hagyományos levelező regisztrációs űrlap mellett. Ütemezze be a végső személyi regisztrációt, hogy egy órával az esemény előtt induljon. Még azoknak is, akik korábban regisztráltak, meg kell állítaniuk a regisztrációs táblázatot, hogy vegye fel a pólókat és egyéb információkat az eseményről.
Lépjen kapcsolatba a helyi motorkerékpáros klubokkal a régióban, és kérje meg részvételüket a pénztárgyűjtő eseményen. A legtöbb motorkerékpár-klub rendszeresen jótékonysági alapokat keres, bár egyesek csak bizonyos jótékonysági szervezeteket támogatnak (lásd az alábbi forrásokat).
Adjon okot további előléptetésre azáltal, hogy egy pólót tervez az eseményre az önkéntesek és a résztvevők számára. Adja ki a pólókat a rendezvény napján (lásd az alábbi forrásokat).
Kérjen támogatókat az esemény támogatására. A cél az, hogy a vállalatokkal együttműködjenek, amelyek valódi érdeklődést mutatnak a szervezet küldetése iránt. Igazítsa magát olyan támogatókhoz, akik fokozzák a szervezet hitelességét és tovább növelik okát. Ne feledje, hogy a szponzorok valamit cserébe szeretnek a jótékonyságukért. A jótékonysági rendezvények támogatása segíti a vállalkozást, hogy jó hírnevet teremtsen a közösségben, és kiváló lehetőséget kínál a marketingre. Megközelítheti azokat a vállalkozásokat, amelyek a lakosság azonos szegmensét célozzák meg, akiknek az eseményét tervezik. Például, ha pénzt keresel egy kerekesszékes kocsi megvásárlásához egy helyi segítő közösség számára, beszéljen olyan vállalkozásokkal, amelyek termékeket vagy szolgáltatásokat nyújtanak az időseknek (pl. Orvosi berendezések beszállítói, fizikoterápiás klinikák, idősebb jogi ügyvédek).
Hirdessen az eseményt. Kérje meg a helyi vállalkozások tulajdonosait vagy vezetőit, hogy engedélyezzenek szórólapokat az eseményről. Fókuszban a vállalkozások, ahol a versenyzők, a szponzorok és a szükséges adományozók valószínűleg menni fognak. Győződjön meg róla, hogy olyan adatokat tartalmaz, mint például az esemény dátuma és kezdési ideje, valamint a szervezet neve, levelezési címe, webhely címe és telefonszáma. Lépjen kapcsolatba a helyi rádió- és televízióállomásokkal, hogy tájékozódjon az ingyenes közszolgálati hirdetéseknek a nonprofit szervezetek számára történő bevezetéséről. Hívja a helyi újságokat, hogy tájékoztassa őket az eseményről. A rendezvény reklámozásán túl sok város újsága küld egy fotóst a rendezvény napjáról, és néha egy rövid történetet tesz közzé fényképekkel.
Kérdezze meg az önkénteseket, hogy segítsenek felállítani és tisztítani. Ez egy jó módja annak, hogy tájékoztassa az embereket a közösségben az eseményről és mi okozza az előnyöket. Rendelje el, hogy vészhelyzet esetén az emberek az adott útvonal mentén elhelyezkedő mobiltelefonokkal rendelkezzenek. Foglalkozzon olyan emberekhez, akik megbízhatóak, találékonyak és könnyen kommunikálhatnak másokkal.
Tervezze meg, hogy fejezze be a lovaglást egy helyi étteremben, ahol a versenyzők ingyenes italokat és étkezést biztosítanak. A svédasztalos étkezés megszervezése lehetővé teszi a fáradt, éhes lovasok gyorsabb kiszolgálását.
